Процесс автоматизации точек общественного питания или сферы ресторанного бизнеса - трудоемкий и непростой. Он включает в себя несколько программно-аппаратных комплексов. Главная цель автоматизации – эффективность работы заведения.
Расскажем, что представляет собой на практике автоматизация, какие проблемы она сможет решить, а также укажем лучшее оборудовании и программы для безупречной работы бара, ресторана или кафе.
Задачи автоматизации точек общепита – какие процессы включает в себя автоматизация?
Автоматизация позволяет решить основные задачи и проблемы, встречающиеся у предпринимателей, ведущих деятельность в сфере общественного питания или ресторанного бизнеса.
Перечислим, что станет возможно с автоматизацией:
- Компания сможет снизить издержки и повысить свои доходы.
- Можно будет контролировать деятельность точки – вплоть до каждого сотрудника.
- Увеличится производительность труда специалистов.
- Улучшиться качество обслуживания клиентов.
- Увеличится рентабельность заведения и клиентский поток.
- Увеличится скорость обслуживания посетителей.
- Возможно предотвращение воровства, хищений со стороны рабочего персонала.
- Станет возможно вводить новые маркетинговые ходы и проводить маркетинговые мероприятия. Например, введение системы скидок для постоянных клиентов.
- Руководство сможет анализировать деятельность предприятия и на основании отчетных данных планировать и решать, как дальше, в каком направлении, развивать компанию.
- Упростится работа персонала за счет использования в работе контрольно-кассового оборудования и программ.
Мы перечислили основные задачи автоматизации. Их может быть и больше.
Заметьте , что все они пересекаются, и их решение приносит реальную пользу для бизнеса. Опытные рестораторы и эксперты считают, что именно автоматизация помогает развивать бизнес в правильном ключе, учитывая отчетные показатели и анализ финансовых результатов, которые возможно получать с использованием онлайн-ККТ и современного программного обеспечения.
Автоматизация включает в себя несколько процессов. Расскажем о них и укажем, что они из себя представляют.
Наименование процесса |
Решаемые задачи |
Продажи |
Обслуживание посетителей: Прием заказов. Отправка заказов на кухню. Формирование счета/пречека. Расчет посетителей. Выдача чековых квитанций. Формирование фискального чека. Сюда же относят разнообразные механизмы обслуживания постоянных клиентов, маркетинговые акции (скидки, бонусы и т. п.). Если автоматизируется бар, то процесс производства напитков также входит в число операций обслуживания. |
Склад и логистика, бухгалтерский учёт |
Складские операции: приход и расход продуктов, полуфабрикатов. Проведение инвентаризации. Финансовый учет. Расчет заработной платы сотрудников. Предотвращение пересортицы. Многофирменный и партионный учет. Программы для бухгалтерского учёта и калькуляции в заведениях общепита на основе программ 1С. |
Управление и контроль деятельности предприятия |
Управление персоналом. Учет рабочего времени. Система мотивации персонала и др. |
Системы автоматизации баров, ресторанов или кафе являются узкоспециализироваными и самыми распространенными, ведь ресторанный бизнес или сфера общепита - самая массовая.
Системы отличаются функционированием – в отличие от точек торговли, в них еще присутствует и процесс приготовления товара, который будет реализован сразу же перед его потреблением.
Схема работы автоматизации бара, ресторана или кафе
Грамотно построенная система работы точки общественного питания или ресторана, бара – это главный результат автоматизации.
Схема работы автоматизации проста, и затрагивает несколько программно-аппаратных комплексов.
1. Front-office
Этот программно-аппаратный комплекс необходим для обслуживания посетителей и вмещает в себя:
- Кассовую зону. Подробнее читайте: .
- Рабочее место официанта, бармена.
- Рабочее место повара.
Схема работы специалистов такова:
- Официант с помощью установленных POS-терминалов вбивает заказ в систему, учитывая систему скидок и акций, которые действуют для определенного посетителя.
- Сформированный заказ автоматически направляется на барную стойку и на кухню.
- Заказ фиксируется в чеке, распечатанном на принтере. Чек остается у бармена и повара для его выполнения.
- Официант, бармен обслуживают клиента.
- По окончании трапезы кассир-операционист подводит итог – выбивает пречек с помощью онлайн-кассы, принтера, в котором содержится весь состав заказа. Затем пречек передается клиенту и производится оплата.
- Заказ закрывает официант или кассир-операционист. Он должен внести денежную сумму в кассу или воспользоваться платежным терминалом, необходимым для безналичного расчета.
Благодаря такой схеме обслуживания клиентов, руководство сможет контролировать остатки продуктов на складе в любой момент времени.
Лучшие онлайн смарт-терминалы:
Они отличаются универсальностью, современной «начинкой» и простотой управления.
Автономные, портативные онлайн-кассы :
Стационарные кассовые аппараты:
Фискальные регистраторы:
Фискальный накопитель
Является устройством для хранения данных. Обязательно должен быть установлен в онлайн-кассовом аппарате. Об этом гласит ФЗ-№54.
Фискальный накопитель можно заказать в ЦТО «Мета».
Среднебюджетные модели сканеров:
Из более дешевых, но надежных сканеров отмечают:
Модели беспроводных стационарных устройств:
Принтеры штриховых кодов и этикеток
Существует несколько видов принтеров, подходящих для ККТ.
Прежде всего, это те, которые печатают только пречеки и чеки.
Вторые – печатающие липкие этикетки, клеящиеся на бирки.
Третьи – совмещающие возможности первых и вторых устройств.
Конечно же, лучше всего последние приборы, так как ими можно воспользоваться и выполнить разные задачи.
Принтер нужен для работы кассира, официанта, складского персонала, товароведа.
Принтер для печати только чеков:
Принтеры, печатающие этикетки:
Лучшие принтеры с совмещенными возможностями:
Денежный ящик
Необходим в ресторане, баре, кафе для сохранности денежных средств и документов. Имеются модели ящиков со специальными встроенными отсеками, в которых можно спрятать важные бумаги, крупные банкноты, а также с электромагнитным замком на несколько положений.
Лучшие денежные ящики сделаны из металла или железа:
Об устройствах денежных ящиков и видах мы писали .
Клавиатура
Нужна для ввода данных. Может быть встроена в кассу или же подключаться через порт к ККМ или ПК.
Обязательно должна быть установлена на рабочих местах у кассира, повара, товароведа.
Выбрать клавиатуру лучше по своему усмотрению и параметрам кассовой техники.
Терминал сбора данных
Благодаря автономной работе терминал может собирать информацию и данные в любом месте. Терминал нужен для сбора и хранения информации о товаре. Без него не обойтись на складе.
Последняя и улучшенная модель терминала сбора данных:
Необходим компьютер для контроля и учета всей системы. Должен быть у руководителя заведения, бухгалтера, администратора.
Подбирайте модели по своему усмотрению и бюджету.
Детектор банкнот
Без такого устройства кассовый узел будет действовать, но достоверность купюр, получаемых от покупателей, будет всегда под вопросом. Чтобы избежать поступления поддельных денег в кассу, следует приобрести детектор.
Модели высокого класса с возможностью распознать суперзащиту:
Портативные инфракрасные устройства, некоторые проверяют еще и ценные бумаги:
Полностью автоматические приборы:
Счетчик банкнот
Необходимы для пересчета денежных купюр. Должны быть установлены у кассира-операциониста, администратора.
«Кафе-8» - многофункциональное ПО для ведения бухгалтерского и производственного учета в ресторанах, барах, кафе и других предприятиях общественного питания. Особенностью всей линейки программ «Кафе» является их совместимость с программой 1С , т.к. они построены на базе ее конфигураций. Это является неоспоримым плюсом, т.к. большинству бухгалтеров знакома и понятна программная среда 1С. Вашим сотрудникам, уже работавшим с 1С, не придется переучиваться, соответственно в работе не будет сбоев и простоев.
Интерфейс программы разработан по принципу «Все – под рукой» , программой удобно пользоваться, а ее освоение занимает у пользователя не более 5-10 минут.
Программа «Кафе8» предоставляет следующие возможности :
- автоматическое заполнение калькуляционных карт блюд;
- выпуск продукции на основании заданных калькуляций;
- автоматическое списание материалов по выпущенной продукции;
- автоматическое заполнение документов на реализацию готовой продукции;
- автоматический учет уварки компонентов;
В программе реализована печать реестров выпуска продукции, расхода материалов, печать меню и заборного листа.
Что касается бухгалтерского сопровождения , то программа позволяет:
- вести раздельный производственный и бухгалтерский учет расхода материалов;
- проводить групповую обработку калькуляций;
- программа гарантированно обновляется до новых релизов 1С;
- совместима с квартальной отчетностью, выпускаемой фирмой 1С;
Все меню, документы и отчеты типовой конфигурации сохранены без изменения, в программе предусмотрен весь необходимый перечень производственных отчетов.
Программа позволяет полностью автоматизировать учет в вашем ресторане, кафе или баре. Если сейчас вы только примерно знаете, какова величина ваших расходов и доходов, то «Кафе-8» позволяет сделать учет 100 % точным . Нечистый на руку повар не будет иметь ни одного шанса не доложить продуктов в блюдо, все его действия можно проконтролировать по калькуляционным картам.
Программа «Кафе-8» идеально подходит для любого предприятия общественного питания, а для самых продвинутых и современных кафе предусмотрена возможность использования электронного меню . Для этого необходимо установить в зале сенсорную панель с меню, чтобы заказы поступали напрямую в программу, а затем с компьютера на кухню или за барную стойку.
Модуль электронного меню в программе обязательно украсить ваш зал, придаст современный вид интерьеру помещения.
Вы даже не подозреваете, во сколько раз электронное меню поможет вам повысить продажи . Вы не только сэкономите не скорости сбора заказов, но и привлечете клиентов изображением аппетитных и красивых блюд, чем лучше фотографии красиво украшенных блюд, тем чаще клиенты их будут заказывать.
Убедитесь лично в постулате о том, что хорошая автоматизация всегда быстро окупается .
______________________________________________
Контактный адрес электронной почты: [email protected].
С каждым днем увеличивается автоматизация общественных и рабочих процессов. Не остаются в стороне и заведения общественного питания, особенно сильно это заметно при взгляде на работу активно растущих частных сетей быстрого питания и столовых крупных предприятий.
Специфика производства и достаточное количество средств, выделенных на рационализацию работы персонала, являются определяющими в идее уменьшения потерь рабочего времени персонала и достижения высоких стандартов обслуживания клиентов.
Зачем нужна автоматизация
Автоматизация любых из заведений, будь то столовая или , поможет решить несколько извечных проблем общепита:
- облегчение труда персонала;
- сведение к минимуму количества ошибок при передаче заказов;
- пресечение большинства злоупотреблений персонала;
- точное фиксирование всех остатков по бару, кухне и складам в реальном времени без постоянных ревизий;
- получение полной зафиксированной информации для управления заведением и коррекции его кадровой и ценовой политики;
- координирование работы каждого члена коллектива.
Но самое важное условие как для столовых (школьных и заводских), так и для предприятий быстрого питания - это скорость обслуживания клиентов, ведь именно от этой величины зависит пропускная способность, а в конечном итоге и прибыль компании.
В случае со столовыми это еще и качественная и безошибочная система работы с талонами на питание, расчетом необходимых дотаций и спецпитания. Естественно, на плечи бухгалтерии ложится огромная ответственность, и кому, как не ей, наиболее выгодна автоматизация производства.
Особенности автоматизации в использовании техники и программного оборудования
Полноценную комплексную автоматизацию невозможно представить без широкой линейки электронного торгового оборудования, такого как:
- принтеры сервис-печати - надежные мини-принтеры, предназначенные для моментальной печати чеков и заказов;
- фискальные регистраторы, предназначенные для выдачи чеков с расширенной информацией;
программируемые клавиатуры с высокой функциональностью, содержащие до 70 символов;
сенсорные экраны; - считыватели штрих-кодовых и магнитных карт;
- дисплеи покупателя;
- мобильные терминалы на базе Pocket PC.
Расширенный терминал - рабочее место кассира в столовых и заведений быстрого питания представляет собой до пяти модулей (монитора кассира, специализированной клавиатуры со считывателем магнитных карт, фискального регистратора и денежного ящика), соединенных в общую систему, центром которой является системный блок .
Программы для автоматизации заведений общепита
Эффективное обслуживание, лояльные клиенты, мотивированный персонал, оптимизация издержек – это и многое другое вы получаете, установив систему «Аверс».
Poster - это эффективное решение для кафе, ресторанов, пабов и заведений фастфуда. С этим приложением работать легко и приятно, а обучение займет всего 15 минут!
Хотите составлять налоговый и бухгалтерский отчеты ресторана в одной программе и максимально упростить эти процессы? Установите программу, которая разработана именно для этого! Загляните к нам, мы подскажем название
Ищете современную и доступную по цене систему для автоматизации своего ресторана, но безуспешно? Не отчаивайтесь, мы может помочь!
Хотите улучшить и максимально автоматизировать работу своего ресторана, но теряетесь в многообразии программ и утилит? Заходите на наш сайт, мы поможем сделать правильный выбор
Автоматизация процессов в заведениях общественного питания
Хотя многим начинающим рестораторам и кажется, что для эффектной работы их заведения достаточно милой улыбки официантки и блокнотика в ее руках, на самом деле это жестокое заблуждение, стоящее многим их прогоревшего бизнеса. Современные заведения нацелены на получение результата - большой прибыли и используют для этого самые разнообразные методы: отличный уютный дизайн, кухню с качественным , восхитительное меню, широкую рекламу, вышколенных и коммуникабельных официантов и, разумеется, самые современные средства для того, чтобы увязать всё это воедино. Именно эту функцию и несет на себе полная автоматизация процесса общения с клиентом и сотрудниками заведения.
Техника в работе официанта позволяет:
- создавать полную сетку заказов по всем столам с учетом каждого отдельного гостя - это означает, что ни одно блюдо не перепутает своего владельца;
- проводить перегруппировку гостей - с улыбкой распределять столы, не бегая с уточнениями за другими официантами;
- автоматически передавать заказы в бар и на кухню - больше никаких забытых блюд и потерянных листочков;
- отслеживать время исполнения заказа - на любой вопрос клиента иметь моментальный ответ, не тратя времени на поход до кухни и обратно;
- печатать предварительный и окончательный счет и, разумеется, фискальный чек;
- контролировать несколько залов и барную стойку меньшим количеством официантов, так как сокращение походов с заказами на кухню или за чеком к бару позволит экономить силы и время;
- вести учет почасовых услуг (сауны, боулинга) в соответствии с их тарифами.
Техника в работе администратора - это:
- автоматический учет остатков и расходов по технологическим картам в режиме реального времени, что поможет избежать проблемы внезапно заканчивающихся продуктов;
- упрощение работы с поставщиками по заказам и расчетам;
- учет выручки с моментальным вычетом всех необходимых расходов;
- просчитывание политики скидок;
- полное отображение текущей ситуации в ресторане с отчетом по столам, текущей выручки, отмены заказов;
- формирование ежедневных и еженедельных отчетов для бухгалтерии и перевод их при необходимости в 1С с последующей распечаткой.
Сложности при внедрении автоматизации
Как ни странно, сложности при внедрении новых методов работы состоят отнюдь не в технических моментах, а в человеческой косности.
Со стороны руководителя:
- неготовность к новым переменам или желание ввести систему наполовину, избегая крупных трат;
- неумение заинтересовать в автоматизации основные подразделения в виде бухгалтерии или IT-отдела;
- излишняя вера в завышенные обещания продавцов оборудования, готовых предложить золотые горы и ошеломляющий успех в ответ на заветную подпись о начале работ;
- текучесть кадров среди руководства в середине процесса перестройки.
Управленца:
- отсутствие четкого плана работ;
- преуменьшение размеров проекта или, напротив, искусственное раздутие;
- перерасход времени и денежных средств предприятия.
Персонала:
- отсутствие мотивации сотрудников и сознательный саботаж при потере левых источников дохода;
- отсутствие обучения персонала или плавного внедрения системы, что приводит к непредвиденным срывам;
- некомпетентность в современной технике и нежелание сотрудников обучаться.
Плюсы и минусы автоматизации “под ключ”
Плюсы решений под ключ для предприятий с большим штатом, сложной системой расчетов и высокой проходимостью клиентов очевидны:
- Разработка программного обеспечения, учитывающего персональные поступления и затраты по отношению ко всем сотрудникам предприятия, питающимся в столовой, с расчетом сложных систем идентификации с привязкой взаиморасчётов к личному счёту, с отправкой данных в общую систему бухгалтерского учёта предприятия, которая производит окончательный расчёт с сотрудником, вычитая затраты на питание из заработной платы. Система усложняется при наличии на предприятии дотаций или внутреннего кредита, а также необходимости учитывать возможность расчета с помощью наличных или кредитных карт. Неудивительно, что при создании подобных программ силами, предположим, заводского IT-отдела возможны постоянные неполадки, требующие длительной шлифовки.
- Официальная лицензия на использование программного обеспечения.
- Профессиональная сборка и настройка оборудования специалистами фирмы.
- Качественное обучение всех сотрудников предприятия новым технологиям.
К минусам автоматизации производства можно отнести высокую стоимость оборудования, программ и монтажных работ.